Câu hỏi thường gặp (FAQ) – Chữ ký điện tử

Hướng dẫn dành cho Nhà cung cấp và Đối tác Kinh doanh

NSRP hiện đang áp dụng chữ ký số cho các tài liệu mua sắm, đơn đặt hàng, hợp đồng và các thỏa thuận liên quan.

Sau các buổi thảo luận trực tuyến với nhà cung cấp và đối tác kinh doanh, NSRP đã nhận được một số câu hỏi thường gặp liên quan đến việc sử dụng, tính pháp lý và quy trình ký bằng chữ ký số.

Mục này cung cấp hướng dẫn và làm rõ các nội dung liên quan đến việc sử dụng chữ ký số trong các giao dịch và tài liệu với NSRP.

Câu hỏi 1: Chữ ký số doanh nghiệp có khác với chữ ký số cá nhân không?

Trả lời :

Có. Chữ ký số tổ chức đại diện cho pháp nhân , còn chữ ký số cá nhân đại diện cho một cá nhân cụ thể. Trong giao dịch doanh nghiệp, phải sử dụng chữ ký số của người đại diện theo pháp luật của tổ chức hoặc của cá nhân được ủy quyền hợp lệ của tổ chức đó, cùng với chữ ký số của tổ chức. Chữ ký số và chữ ký tươi có giá trị pháp lý tương đương, nhưng chữ ký số bắt buộc phải kèm chứng thư chữ ký số hợp lệ.

Câu hỏi 2: Chữ ký số (CA) có thể đăng ký và sử dụng dưới tên công ty hay bắt buộc phải là chữ ký của cá nhân (người đại diện pháp luật/người được ủy quyền)?
Trong trường hợp chữ ký số chỉ hiển thị tên công ty mà không hiển thị tên người đại diện pháp luật, thì làm thế nào để thể hiện thông tin người ký hợp lệ trên tài liệu?

Trả lời :

Chứng thư số có thể được cấp dưới tên doanh nghiệp. Trong trường hợp chứng thư số chỉ hiển thị tên công ty, nhà thầu cần đảm bảo thông tin của người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền được thể hiện rõ thông qua phần ký trên tài liệu, thông tin người ký trong hệ thống e-signature hoặc tài liệu ủy quyền đính kèm (nếu áp dụng).

Câu hỏi 3: Trong trường hợp người đại diện pháp luật hoặc người có quyền ký CA không trực tiếp ký và muốn ủy quyền cho người khác ký, chỉ cần forward email hay cần setup ngay từ đầu?

Trả lời :

NSRP khuyến nghị nhà thầu cần thông báo trước cho NSRP trong trường hợp có người được ủy quyền ký thay. Việc này giúp NSRP thiết lập đúng người ký và luồng ký ngay từ đầu, tránh việc phải resend, chỉnh sửa hoặc phát sinh vấn đề liên quan đến tính pháp lý và khả năng truy vết.

Câu hỏi 4: Nếu công ty có nhiều chữ ký số (ví dụ PO này dùng CKS 1, PO khác dùng CKS 2), hệ thống có lưu số serial không hay chỉ cần dùng bất kỳ CKS công ty nào?

Trả lời :

Mỗi chữ ký số có số serial riêng và khi ký, hệ thống thường lưu các thông tin như serial chứng thư, nhà cung cấp (CA), thời điểm ký và trạng thái hiệu lực. Không bắt buộc dùng một CKS cố định—bất kỳ CKS doanh nghiệp nào hợp lệ, còn hiệu lực và được ủy quyền đều có giá trị pháp lý như nhau. Tuy nhiên, để quản trị và truy vết, doanh nghiệp nên có quy định nội bộ về việc sử dụng CKS cho từng loại chứng từ.

Câu hỏi 5: Ở phần ký của nhà thầu, hình ảnh con dấu sẽ được tải lên thủ công hay sẽ tự động hiển thị giống mẫu ký của NSRP?

Phía NSRP sẽ cấu hình sẵn template ký trên DocuSign. Đối với trường hợp sử dụng chữ ký số doanh nghiệp, nhà thầu sẽ cung cấp thông tin cần thiết và NSRP sẽ setup sẵn các trường ký phù hợp. NSRP cũng sẽ chủ động thêm ô để nhà thầu điền chức danh/người ký.

Tuy nhiên, trong trường hợp nhà thầu muốn tự thêm hình ảnh chữ ký hoặc con dấu theo mẫu riêng thì phía nhà thầu sẽ tự thực hiện và quản lý phần thiết lập này.

Câu hỏi 6: Nếu nhà thầu sử dụng quy trình ký số doanh nghiệp gồm 2 bước (ví dụ một người phê duyệt văn bản và một người khác đóng dấu điện tử), NSRP có thể setup quy trình này trực tiếp trên DocuSign thay vì gửi file PDF thủ công không?

Trả lời :

Có. Nhà thầu có thể chủ động trao đổi với người setup DocuSign phía NSRP về quy trình ký mong muốn. NSRP có thể cấu hình nhiều bước ký trực tiếp trên DocuSign thay vì phải in/gửi file PDF thủ công. Cách này giúp tăng hiệu quả, giảm thao tác thủ công và đảm bảo khả năng truy vết trong quá trình ký.

Câu hỏi 7: Nhà thầu có cần cài đặt phần mềm DocuSign trên máy tính không, hay chỉ cần click vào link ký do NSRP gửi?

Trả lời :

Nhà thầu không cần cài đặt DocuSign hay bất kỳ phần mềm nào khác. Việc ký được thực hiện trực tiếp trên đường link bảo mật do hệ thống DocuSign của NSRP gửi qua email. Nhà thầu chỉ cần click vào link và ký online.

Câu hỏi 8: Trong trường hợp nhà cung cấp thường sử dụng CA token nhưng không phải nhà cung cấp nào cũng có hệ thống riêng, thì cần thao tác ký như thế nào để đảm bảo tính tuân thủ pháp lý?

Trả lời :

Nhà cung cấp không cần triển khai hệ thống CA riêng hay cài đặt thêm phần mềm ký. Việc ký có thể thực hiện trực tiếp trên đường link bảo mật do hệ thống DocuSign của NSRP gửi qua email. Nhà cung cấp chỉ cần truy cập link và làm theo hướng dẫn được cung cấp để hoàn tất việc ký phù hợp với quy định pháp lý hiện hành.

Câu hỏi 9: Nếu nhà thầu sử dụng CA khác hệ thống DocuSign thì có ảnh hưởng gì đến quá trình ký không?

Trả lời :

Nhà thầu có thể sử dụng CA khác hệ thống DocuSign, miễn là chứng thư số còn hiệu lực và được cấp hợp pháp. Nhà thầu vẫn có thể truy cập đường link ký của NSRP và thực hiện ký bằng CA doanh nghiệp của mình mà không cần đăng ký thêm với hệ thống DocuSign.

Câu hỏi 10 : Làm sao để nhà cung cấp kiểm tra email chứa đường link ký số là email bảo mật và được gửi chính thức từ NSRP?

Trả lời :

Nhà cung cấp cần kiểm tra email được gửi thông qua hệ thống DocuSign (ví dụ: dse@eumail.docusign.net). Trong nội dung email sẽ hiển thị rõ thông tin người gửi được NSRP ủy quyền như “Le Thi Ha via DocuSign” cùng email liên hệ của NSRP (ha.lt2@nsrp.com.vn). Đây sẽ là đầu mối chính thức gửi yêu cầu ký Contract/PO từ NSRP đến nhà cung cấp.

Câu hỏi 11: Nhà cung cấp có cần gửi bản cứng từ nước ngoài về Việt Nam không, hay chỉ cần upload tài liệu là đủ?

Trả lời :

Nếu cả hai bên thực hiện ký số trên hệ thống DocuSign thì không cần gửi bản cứng. Tuy nhiên, trong trường hợp nhà cung cấp ký tay (hybrid signing), nhà cung cấp cần gửi bản tài liệu 2 bên đã ký qua email và đồng thời gửi bản gốc bản cứng về NSRP để phục vụ lưu trữ và tuân thủ quy định.

Câu hỏi 12: Có thể gửi yêu cầu ký DocuSign cho người khác ngoài người sở hữu chữ ký không?

Trả lời :

Yêu cầu ký cần được gửi đến đúng email cho người đại diện theo pháp luật của tổ chức hoặc người được ủy quyền hợp pháp của tổ chức đó để đảm bảo hạn chế tranh chấp có thể xảy ra sau này. Người phụ trách hoặc người được chỉ định có thể được copy để nắm thông tin.

Thông tin được cung cấp trong mục FAQ này chỉ nhằm mục đích hướng dẫn chung.